Calling a meeting (tổ chức và chủ trì một cuộc họp)
Nếu bạn cho rằng các thành viên trong phòng, ban hay công ty cần phải thảo luận một số vấn đề, chắc chắn phải "call a meeting" (triệu tập một cuộc họp) hoặc "be called to a meeting" (được gọi đi họp do đồng nghiệp hoặc cấp trên yêu cầu). Những thông tin cần phải đề cập trong yêu cầu họp gồm thời gian (ngày, giờ), địa điểm và chủ đề hay mục đích.
Nếu cuộc họp có nhiều chủ đề, người tổ chức cần gửi bản danh sách những điều cần thảo luận để các thành viên tham gia có thể chuẩn bị các nội dung cần thiết. Trường hợp muốn có người "have the floor" (chủ trì một phần nội dung trong buổi họp hoặc cung cấp thông tin cụ thể) cần thông báo trước cho người đó.
Writing an agenda (chuẩn bị chủ đề thảo luận)
Một trong những vấn đề phổ biến ở các cuộc họp là quá thời gian so với dự kiến. Nếu người tham gia phải ngồi vài tiếng dù ban đầu dự kiến chỉ mất khoảng một tiếng đồng hồ, thì họ không chỉ xao nhãng công việc mà việc này còn có thể gây tốn kém cho công ty.
Do đó, người chủ trì cần có danh mục rõ ràng, đặt giới hạn thời gian cho từng chủ đề và bám sát với kế hoạch ban đầu, biết "get back on track" (trở về vấn đề chính) nhằm điều khiển cuộc họp hiệu quả.
Allocating roles (chỉ định nhiệm vụ cụ thể cho thành viên)
Người đứng đầu cuộc họp cần phân chia công việc cụ thể cho những thành viên khác trong vai trò hỗ trợ như ghi chép nội dung cuộc họp, kiểm soát danh sách người tham dự, cung cấp dữ liệu cho từng chủ đề...
Taking the minutes (ghi chép cuộc họp)
Công việc này thường bao gồm nắm danh sách người tham dự, ghi chép những gì đã diễn ra trong cuộc họp để sử dụng về sau. Thông thường những người không phải là một phần trong cuộc thảo luận sẽ được chỉ định làm người ghi chép.
Opening a meeting (bắt đầu cuộc họp)
Vài phút nói chuyện về những vấn đề không quan trọng hoặc không gây ảnh hưởng vào đầu buổi họp (khi mọi người còn chưa đầy đủ) sẽ giúp bầu không khí dễ chịu hơn. Khi các thành viên đã có mặt, người chủ cuộc họp nên có lời chào lịch sự và cảm ơn họ vì tham gia. Nếu có người mới hoặc khách thì nên giới thiệu với cả phòng.
Following the agenda (theo lịch trình)
Những người tham gia nên được cung cấp bản sao của lịch trình buổi họp và chú ý theo dõi nội dung để biết đang thảo luận vấn đề gì và chương trình diễn ra tới đâu.
Watching the time (để ý tới thời gian)
Thời gian thường là vấn đề ở các buổi họp và bị than phiền rất nhiều. Một buổi họp thành công là khi bắt đầu và kết thúc trùng với dự kiến ban đầu và xử lý được hết các đầu mục đề ra trong lịch trình.
Asking for (hay Offering) suggestion or feedback (chủ động tham gia ý kiến)
Người tham dự thường được yêu cầu đóng góp ý kiến, bình luận hay đưa gợi ý, phản hồi, đặt câu hỏi về các vấn đề.
Asking for clarification (yêu cầu làm rõ điều chưa hiểu)
Đây là điều cần thiết để nắm bắt chính xác thông tin và yêu cầu đặt ra từ cuộc họp. Thay vì bỏ qua chi tiết chưa hiểu, hãy đặt câu hỏi để chắn chắn mình "on the same page" (hiểu) vấn đề bởi chuyện này có thể ảnh hưởng tới bản thân.
Bring the meeting to a close (kết thúc cuộc họp)
Khi mọi vấn đề được giải quyết, người chủ trì cần kết thúc cuộc họp. Nếu bị quá thời gian, có thể bỏ qua hoặc thảo luận sơ lược về những chủ đề ít quan trọng, tập trung vấn đề chính.
Hải Khanh (theo MyEnglishTeacher)
