"Mỗi chiếc áo phải qua tay mình trước đã", đại diện thương hiệu cho biết. Cách tiếp cận này góp phần giúp Ecochic phát triển dựa trên niềm tin của khách hàng. Thương hiệu chủ yếu lan tỏa qua truyền miệng, trong khi hashtag #ecochic trên TikTok đạt hơn 200 triệu lượt xem. Khi tốc độ tăng trưởng gia tăng, doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với thách thức về vận hành.
Thay vì nỗi lo thiếu đơn hàng, Ecochic gặp áp lực từ việc đơn tăng nhanh, khiến hệ thống vận hành bộc lộ nhiều điểm nghẽn. "Chúng tôi từng có hàng nhưng vẫn phải hủy đơn vì tồn kho không cập nhật kịp giữa các sàn", Đoan Trần, quản lý thương mại điện tử, cho biết.
Trước đó, đội ngũ quản lý tồn kho bằng Excel và đồng bộ thủ công giữa TikTok Shop, Shopee và Lazada với hàng trăm SKU (đơn vị lưu kho). Cách làm này nhanh chóng quá tải khi lượng đơn tăng liên tục. Điều này dẫn đến sai lệch tồn kho, phát sinh tình trạng "cháy hàng ảo", tăng tỷ lệ hủy đơn và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Đây cũng là bài toán phổ biến của nhiều thương hiệu D2C (direct-to-consumer - bán trực tiếp tới người tiêu dùng) khi mở rộng đa kênh.
Bước ngoặt xuất hiện khi Ecochic chuyển sang sử dụng nền tảng quản lý bán hàng đa kênh BigSeller, thay thế cách vận hành thủ công. Tồn kho được đồng bộ theo thời gian thực giữa các sàn, mỗi đơn phát sinh đều được cập nhật tự động trên toàn hệ thống.
"Trước đây, chúng tôi không nắm chính xác số lượng tồn kho, thường chỉ phát hiện thiếu hàng sau khi có đơn", ông Đoan Trần cho biết. "Sau khi triển khai hệ thống, hoạt động bán hàng không còn dựa trên ước lượng".
Kho hàng sau tối ưu vận hành cùng BigSeller. Ảnh: Ecochic
Nhờ đó, tình trạng "cháy hàng ảo" gần như được loại bỏ, giúp trải nghiệm khách hàng ổn định hơn. Sau khi giải quyết bài toán tồn kho, doanh nghiệp tiếp tục tập trung vào quy trình xử lý đơn hàng.
Trong các đợt cao điểm như Mega Sale, nhiều khâu xử lý đơn trước đây vẫn thực hiện thủ công, tiềm ẩn rủi ro sai sót. "Vấn đề không nằm ở nhân sự, mà ở quy trình", quản lý thương mại điện tử Ecochic nhận định.
Doanh nghiệp lựa chọn chuẩn hóa vận hành thay vì tăng nhân sự. Thông qua hệ thống BigSeller, đơn hàng từ các sàn được tự động tổng hợp về một nền tảng, phân loại và xử lý theo lô, giúp quy trình vận hành trở nên liền mạch. Tình trạng tồn đọng đơn hàng kéo dài được cải thiện, kể cả khi sản lượng tiếp tục tăng.
Nhân sự Ecochic xử lý đơn hàng trên hệ thống BigSeller. Ảnh: Ecochic
Với đặc thù ngành thời trang có số lượng SKU lớn và nhiều biến thể, việc quản lý vị trí hàng hóa trước đây phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của nhân viên. Khi quy mô kho mở rộng, việc tìm kiếm và kiểm kê trở nên tốn thời gian. Sau khi triển khai hệ thống quản lý kho (WMS), toàn bộ sản phẩm được gán vị trí cụ thể và theo dõi bằng mã QR. Quy trình lấy hàng được tối ưu theo lộ trình, thay thế cho cách tìm kiếm thủ công. Thời gian kiểm kho giảm từ một ngày xuống còn vài giờ.
Theo đại diện Ecochic, việc tối ưu vận hành mang lại nhiều cải thiện, như thời gian xử lý đơn giảm khoảng 50%, năng suất trong các đợt Mega Sale tăng gấp ba lần, trong khi tỷ lệ giao sai và hủy đơn được kiểm soát. Kết quả kinh doanh cũng ghi nhận tăng trưởng, với doanh thu trên TikTok Shop đạt hàng trăm tỷ đồng, tăng hơn 80%, trong khi Shopee tăng trên 50%.
Tuy nhiên, theo ông Đoan Trần, giá trị lớn nhất không nằm ở các con số. "Trước đây, đội ngũ dành nhiều thời gian để xử lý sự cố vận hành. Khi hệ thống ổn định, chúng tôi có thể tập trung vào sản phẩm, nội dung và chiến lược thương hiệu", ông nói thêm.
Toàn cảnh kho Ecochic vận hành đa kênh với BigSeller. Ảnh: Ecochic
Tại Ecochic, quá trình tăng trưởng gắn liền với việc hoàn thiện năng lực vận hành. Khi hệ thống chưa sẵn sàng, áp lực xử lý đơn gia tăng. Khi vận hành được tối ưu, doanh nghiệp có điều kiện mở rộng quy mô ổn định hơn. Thương hiệu phát triển dựa trên quá trình tích lũy niềm tin từ khách hàng và hoàn thiện hệ thống vận hành theo từng giai đoạn. Việc áp dụng nền tảng quản lý bán hàng đa kênh BigSeller cũng giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng dịch vụ khi quy mô tăng.
Theo đại diện doanh nghiệp, khả năng xử lý đơn hàng ổn định là thước đo quan trọng của vận hành. "Dù số lượng đơn tăng, hệ thống vẫn đảm bảo xử lý hiệu quả", Đoan Trần khẳng định.
Thiên Huơng
