Bạn quyết tâm biến năm 2025 này trở thành năm tốt nhất cho sự nghiệp. Động lực của bạn đang rất mạnh mẽ, nhưng khi bắt tay vào việc, bạn lại cảm thấy hơi bế tắc. Tôi hiểu mà, thay đổi thói quen rất khó khăn và dễ gây áp lực.
Nhưng tin tốt là bạn có thể bắt đầu từ những việc nhỏ. Dưới đây là 9 tuyệt chiêu công việc khác nhau mà bạn có thể áp dụng trong năm 2025. Cho dù bạn muốn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng hay muốn tập trung tốt hơn vào những điều thực sự quan trọng, những mẹo này rất dễ thực hiện và sẽ đưa bạn tiến gần hơn một bước đến việc biến năm 2025 thành năm bạn thực sự nâng tầm cuộc sống công việc của mình.
1. Nghỉ giải lao thường xuyên với Kỹ thuật Pomodoro
Bạn có phải là kiểu người ngồi vào bàn làm việc hàng giờ liền mà không nhận ra thời gian trôi qua? Hoặc có thể bạn là kiểu người dễ bị phân tâm sau vài phút? Dù là kiểu nào, Kỹ thuật Pomodoro cũng có thể hữu ích.
Phương pháp quản lý thời gian này yêu cầu bạn chia ngày làm việc của mình thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn (gọi là Pomodoro) và sử dụng đồng hồ bấm giờ để theo dõi chúng. Bạn sẽ làm việc trong 25 phút rồi nghỉ giải lao 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn Pomodoro, bạn sẽ tự thưởng cho mình một khoảng thời gian nghỉ dài hơn, khoảng 20 phút.
Điều này có ích gì cho bạn? Nó giúp tăng cường sự tập trung bằng cách tạo ra cảm giác cấp bách vì bạn sẽ tự nhiên muốn hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt trong khoảng thời gian 25 phút đó. Thêm vào đó, nó đảm bảo rằng bạn đứng dậy khỏi bàn làm việc thường xuyên, điều này rất quan trọng cho cả trí não và cơ thể của bạn!
2. Tiết kiệm thời gian với việc xử lý email theo đợt
Đối với hầu hết chúng ta, email là một nỗi ám ảnh. Tôi là một trong những người luôn mở tab hộp thư đến và không thể cưỡng lại việc kiểm tra ngay lập tức khi thấy có tin nhắn mới. Nhưng vấn đề là: Tôi biết điều đó làm giảm đáng kể sự tập trung và năng suất của tôi. Tôi liên tục bị gián đoạn khỏi nhiệm vụ đang làm để đọc một email mà có thể không thực sự khẩn cấp hoặc quan trọng.
Đó là lý do tại sao rất nhiều người tin tưởng vào việc xử lý email theo đợt, tức là bạn chỉ cho phép bản thân đọc và trả lời email hai hoặc ba lần mỗi ngày vào những khoảng thời gian cố định. Nó sẽ làm giảm sự thôi thúc liên tục theo dõi hộp thư đến của bạn và ngăn email liên tục làm gián đoạn ngày làm việc của bạn.
3. Quản lý năng lượng của bạn với hệ thống mã hóa danh sách việc cần làm
Năng lượng của bạn có thể không duy trì ổn định suốt cả ngày. Có thể bạn đã sẵn sàng và háo hức hoàn thành danh sách việc cần làm ngay khi uống cà phê buổi sáng, hoặc có lẽ bạn là người thực sự không đạt được hiệu suất cao nhất cho đến buổi chiều. Năng suất không chỉ là quản lý thời gian mà còn là quản lý năng lượng. Sẽ thông minh hơn khi dành những nhiệm vụ phức tạp hơn cho thời điểm bạn cảm thấy tập trung nhất, và những nhiệm vụ đơn giản hơn cho thời điểm bạn cảm thấy kiệt sức.
Sau khi lập danh sách công việc, hãy sử dụng hệ thống mã hóa đơn giản để biểu thị mức độ năng lượng cần thiết cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể chọn các ký hiệu phù hợp với mình. Ví dụ, sử dụng mũi tên lên để biểu thị các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều trí óc và mũi tên xuống cho những việc thường xuyên hơn. Hoặc chọn biểu tượng mặt cười và mặt buồn.
Hoặc đơn giản là đánh dấu sao cho các nhiệm vụ cần nhiều năng lượng hơn. Bạn có một số sự linh hoạt ở đây, nhưng việc ghi chú danh sách việc cần làm theo cách này sẽ giúp bạn thực sự tận dụng tối đa thời gian trong ngày làm việc.
4. Ngừng cảm thấy bối rối bằng cách tắt thông báo
Thật tuyệt nếu có thể đổ lỗi cho tất cả những phiền nhiễu của chúng ta lên những thứ xung quanh, nhưng chúng ta biết đó không phải là sự thật. Rất nhiều yếu tố gây mất tập trung là do tự chúng ta tạo ra, đặc biệt là khi nói đến thông báo kỹ thuật số.
Lời khuyên tắt thông báo khi bạn thực sự muốn hoàn thành công việc không hẳn là mới, nhưng tôi dám cá rằng bạn vẫn chưa thực hiện nó. Hãy dũng cảm và cuối cùng hãy thử điều này. Tắt tất cả các thông báo đẩy trên điện thoại của bạn. Đóng tab email của bạn. Đặt chế độ “không làm phiền” trong nền tảng nhắn tin tức thời của bạn. Điều đó sẽ cho bạn một khoảng thời gian không bị gián đoạn rất cần thiết để tập trung vào công việc thực sự của mình.
5. Ưu tiên những gì quan trọng bằng cách lập danh sách việc cần làm sớm
Bạn có phải là người lập danh sách việc cần làm mỗi sáng? Tôi không thể trách bạn – tôi đã từng như vậy. Nhược điểm của phương pháp này là: Nó tạo cơ hội cho mọi người khác quyết định những ưu tiên cấp bách nhất trong ngày làm việc của bạn. Bạn có thể không tạo danh sách cho đến khi bạn đã kiểm tra email và các yêu cầu khác đến kể từ khi bạn rời đi, điều đó có nghĩa là những việc đó ngay lập tức có được một vị trí trong danh sách công việc của bạn (ngay cả khi chúng không khẩn cấp).
Thay vào đó, hãy thử lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau trước khi bạn kết thúc công việc vào buổi tối. Bạn có nhiều khả năng ghi lại những ưu tiên lớn hơn, quan trọng hơn vào lúc đó, thay vì để hộp thư đến hoàn toàn chi phối lịch trình của bạn. Khi bạn quay lại văn phòng vào ngày mai, bạn sẽ có ngay một lời nhắc nhở về những gì bạn thực sự muốn tập trung vào.
6. Ngừng làm lại từ đầu bằng cách tạo mẫu
Mọi công việc đều bao gồm một số nhiệm vụ lặp lại, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Các mẫu có thể giúp bạn đảm bảo tính nhất quán đồng thời tiết kiệm thời gian. Bạn có thấy mình thường xuyên gửi email tương tự nhau? Hãy lưu nó dưới dạng phản hồi đóng hộp để bạn có thể nhanh chóng thả nó vào một tin nhắn trống và tùy chỉnh các chi tiết.
Hãy tạo một mẫu có sẵn những nội dung cơ bản cho bạn. Tương tự như vậy, việc tạo một bảng cheat sheet cho bản thân cũng rất hữu ích. Cho dù đó là hướng dẫn bạn luôn tìm kiếm trong các chuỗi email hay kích thước ảnh mà bạn không bao giờ nhớ được, hãy tập hợp tất cả những chi tiết đó vào một tài liệu tiện dụng nằm ngay trên màn hình của bạn để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy chúng khi cần.
7. Tạo cảm giác cấp bách với các cột mốc nhỏ
Thật khó để đạt được những mục tiêu lớn. Phần thưởng dường như quá xa vời, điều này khiến bạn khó giữ được sự tập trung và động lực. Đó là lợi ích của việc chia nhỏ những mục tiêu lớn hơn thành các cột mốc nhỏ hơn.
Đầu tiên, nó làm cho toàn bộ quá trình cảm thấy dễ quản lý hơn. Thêm vào đó, nó sẽ cho bạn nhiều cơ hội để giành được những thành quả thường xuyên. Vì vậy, hãy chia ngọn núi đó thành những ngọn đồi nhỏ. Nó sẽ cảm thấy ít khó khăn hơn theo cách đó.
8. Xác định điều quan trọng nhất với ma trận này
Bạn đã bao giờ có quá nhiều việc phải làm đến nỗi bạn thậm chí không thể biết bắt đầu từ đâu? Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua điều đó, và rất dễ bị tê liệt bởi sự chán ghét đối với danh sách việc cần làm của mình đến nỗi chúng ta không đạt được bất kỳ tiến bộ nào cả.
Việc thiết lập một ma trận đơn giản có thể giúp bạn xác định điều bạn nên tập trung vào trước. Thật dễ dàng: Vẽ một hình vuông, sau đó chia nó thành bốn phần bằng nhau. Dọc theo dòng trên cùng của hình vuông, hãy viết "khẩn cấp" và "không khẩn cấp", dọc theo dòng bên trái, hãy viết "quan trọng" và "không quan trọng".
Sau đó, bắt đầu vẽ các nhiệm vụ của bạn vào các ô vuông thích hợp. Có thể đơn xin cấp đó vừa khẩn cấp vừa quan trọng, nhưng việc trả lời bình luận trên mạng xã hội thì quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ma trận này giúp dễ dàng phân loại các nhiệm vụ của bạn và sau đó giải quyết chúng cho phù hợp:
- Khẩn cấp và quan trọng: Đặt những việc này lên đầu danh sách việc cần làm của bạn.
- Khẩn cấp và không quan trọng: Ủy quyền những việc này nếu bạn có thể. Nếu không, hãy giải quyết chúng tiếp theo.
- Không khẩn cấp và quan trọng: Dành thời gian trong lịch của bạn để xử lý những việc này trong tương lai gần.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Những việc này có thể hoàn toàn bị loại bỏ khỏi danh sách của bạn bây giờ. Bạn thấy chưa? Nó mang lại một chút trật tự và chiến lược cho tất cả các nhiệm vụ của bạn, thay vì chỉ đoán xem bạn nên bắt đầu từ đâu.
9. Dành thời gian cho bản thân bằng cách lên lịch tự chăm sóc bản thân
Chúng ta đều đã nghe nói về tầm quan trọng của việc tự chăm sóc bản thân, nhưng điều đó không có nghĩa là dành thời gian cho nó là dễ dàng. Đó là điều mà bạn cần phải thực sự có ý định. Hãy ép bản thân tuân thủ nó bằng cách lên lịch mỗi tuần. Cho dù đó là một lớp yoga nóng, mát-xa, ăn tối với bạn bè, hoặc thậm chí chỉ là một chút thời gian để ngồi trên ghế sô pha và thư giãn, bạn sẽ có nhiều khả năng dành thời gian cho bản thân hơn nếu bạn chủ động dành thời gian cho nó.
Khi nói đến cuộc sống công việc của bạn, rất dễ bị mắc kẹt trong lối làm việc cũ và duy trì những thói quen xấu tương tự. Nhưng, nếu bạn đã thề rằng đây là năm bạn sẽ thay đổi điều đó, những mẹo này có thể giúp ích. Hãy áp dụng một (hoặc thậm chí một vài!) trong số chúng và xem những thay đổi tích cực bắt đầu diễn ra.
Thêm một tin vui tôi muốn chia sẻ với bạn rằng, 9 mẹo vặt trên bạn hoàn toàn có thể sử dụng một tính năng nhắc lịch - nếu như trí nhớ của bạn không tốt cho lắm hoặc bạn quá bận rộn để sắp xếp mọi việc. Đương nhiên tôi chưa bao giờ loại trừ những app thông minh trong việc quản lý cuộc sống lẫn công việc của mình.
Bạn có thể tin tưởng trợ lý ảo Lota của Lotus Chat - một cách khá hay ho, bởi trợ lý ảo có thể nhắc nhở bạn mọi thứ khi gần đến deadline hoặc tính toán cho bạn khoảng thời gian hợp lý trước mỗi sự kiện phức tạp. Chưa kể, nếu bạn đang bối rối với đống việc cuối năm chưa xong mà vẫn phải nhớ hàng loạt các ngày lễ, giỗ chạp thì cũng có thể sử dụng Lota để giúp bản thân rảnh rỗi hơn.
