4 giờ sáng, chị Lan đã có mặt ở chợ Phạm Văn Hai, phường Tân Sơn Hòa (TP HCM) để kịp giao trứng cho khách quen. Đến tối, khi sạp hàng khép lại, công việc khiến chị lo nhất mới bắt đầu: kiểm kê tồn kho và nhập số liệu vào hệ thống kê khai thuế trên điện thoại.
Với lợi nhuận mỗi tháng chưa tới 10 triệu đồng, chị kể lo nhất là kê khai sai. Có lần chị bán vài trăm quả trứng nhưng hệ thống lại hiển thị con số gấp nhiều lần, trong khi chị không biết cách chỉnh sửa.
"Tôi lo chỉ một lỗi kỹ thuật cũng có thể dẫn tới mức phạt hàng chục triệu đồng, số tiền bán cả năm cũng không để ra nổi", chị than thở.
Tương tự, bà Phượng, tiểu thương bán vải hơn 30 năm tại thương xá Đồng Khánh, cho biết hàng tồn kho được bà nhập từ nhiều năm trước, trong đó có món bán ra rồi bị trả lại sau nhiều tháng, không hóa đơn. "Tôi không biết cách nào xác định chính xác số tồn đầu kỳ, cuối kỳ để ghi sổ sách cho đúng", bà nói.
Ở một góc khác của thương xá, bà Hằng, người đã gắn bó gần 40 năm với nghề buôn vải, cho biết đặc thù buôn bán tại chợ truyền thống là bán chịu, ghi nợ kéo dài. Theo bà, chỉ cần xuất hóa đơn là phải kê khai và nộp thuế, trong khi tiền hàng có thể nhiều tháng, thậm chí nhiều năm sau mới thu được, hoặc không thu hồi được. Điều này khiến dòng tiền của tiểu thương ngày càng căng thẳng, trong bối cảnh chi phí kế toán, phần mềm, hóa đơn điện tử tiếp tục phát sinh.
"Chúng tôi chỉ là người bán vải, quen buôn bán theo cách truyền thống, chưa quen với những quy định chứng từ, sổ sách quá phức tạp", bà nói.
Sạp bán vải tại thương xá Đồng Khánh, phường Chợ Lớn (TP HCM) sáng 7/1. Ảnh: Thi Hà
Lâu nay, đa phần hộ kinh doanh nhỏ lẻ theo hình thức thuế khoán không cần thực hiện việc ghi sổ sách kế toán, theo dõi doanh thu. Từ 2026, chính sách thuế khoán được bãi bỏ, hàng triệu hộ chuyển sang kê khai, nộp thuế. Việc phải ghi chép đầy đủ thông tin, kê khai về hàng hóa (đầu vào - ra) theo sổ sách kế toán là yêu cầu bắt buộc.
Theo Thông tư 152, các hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng sổ kế toán, quy định theo từng nhóm. Cụ thể, hộ có doanh thu dưới 500 triệu đồng một năm, không phải nộp VAT và thuế thu nhập cá nhân, chỉ cần ghi sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ theo mẫu. Nhóm nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu cũng chỉ cần loại sổ này nhưng kê khai theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế. Hộ, cá nhân nộp thuế trên lãi (doanh thu trừ chi phí) phải lập 4 sổ kế toán, gồm: sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ; sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (xuất - nhập - tồn); sổ tiền mặt; và sổ tiền gửi ngân hàng.
Ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas, cho rằng quy định mới về sổ sách kế toán với hộ, cá nhân kinh doanh đơn giản, phù hợp hơn so với trước đây. Nhà điều hành thay đổi trong cách tiếp cận, với mục tiêu giảm sổ sách, chứng từ, chi phí vận hành cho hộ kinh doanh thông các mẫu sổ đơn giản, cho phép lưu trữ điện tử.
Theo ông Tuấn, hiện các hộ kê khai không còn phải chuẩn bị các chứng từ kế toán như phiếu thu - chi - nhập - xuất. Họ chỉ cần chú trọng đến các chứng từ ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế, như hóa đơn điện tử, bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ khác.
Ông lưu ý hộ kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ, cần chủ động lấy hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp và thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Đây là các chứng từ dạng dữ liệu, dễ đối chiếu và không cần in ấn, lưu trữ bản cứng. Riêng các chứng từ khác, không thể hiện ở dạng dữ liệu, như bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ, hộ kinh doanh cần in, ký và lưu trữ theo quy định.
Bên cạnh đó, hộ kinh doanh cũng chỉ còn phải chuẩn bị 4 loại sổ, thay vì 7 mẫu như trước đây. Các mẫu sổ cũng đơn giản hơn, có tính đến việc chủ hộ và những người không có chuyên môn, có thể tự chuẩn bị sổ sách kế toán, mà không cần phải thuê đơn vị dịch vụ.
"Các mẫu sổ được thiết kế theo dạng ghi chép đơn giản hơn chế độ kế toán doanh nghiệp, thể hiện việc ghi nhận lại giao dịch kinh doanh hàng ngày. Nó giống như một quyển sổ thu chi trong tài chính cá nhân và gia đình", ông nói. Điều này, theo chuyên gia, giúp hộ kinh doanh, không có kiến thức kế toán, vẫn có thể tự làm được.
Dù vậy, chuyên gia cũng chỉ ra rằng mẫu sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, có thể là khó khăn của hộ kinh doanh nhiều mặt hàng. Với mẫu sổ này, hộ không sử dụng phần mềm bán hàng sẽ rất khó để theo dõi nhập - xuất - tồn, hay tính giá xuất để xác định chi phí giá vốn trong kỳ.
Do đó, hộ kinh doanh nên cân nhắc sử dụng phần mềm bán hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đồng thời, ông khuyến nghị nhà điều hành cần nhìn nhận rằng mẫu sổ này phức tạp, không phù hợp khi yêu cầu hộ kinh doanh nộp cùng tờ khai thuế hàng tháng, quý hay quyết toán năm.
"Cơ quan quản lý chỉ nên yêu cầu các hộ chuẩn bị, kiểm kê thực tế cuối năm, lưu trữ mẫu sổ này tại cơ sở và xuất trình khi thanh kiểm tra thuế", ông đề nghị.
Quầy hàng của tiểu thương tại chợ Đồng Xuân (Hà Nội). Ảnh: Hoàng Giang
Tính tới cuối 2024, cả nước có khoảng 3,6 triệu hộ, cá nhân kinh doanh. Số hộ hoạt động ổn định (hộ khoán và kê khai) là 2,2 triệu. Năm 2024, họ đóng góp khoảng 26.000 tỷ đồng vào ngân sách và nửa đầu năm ngoái là 17.000 tỷ.
Thực tế, hộ kinh doanh cá thể (đặc biệt lĩnh vực ăn uống, dịch vụ, kinh doanh trực tuyến) vẫn gặp khó khăn trong chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế. Bởi phần lớn họ là người kinh doanh nhỏ lẻ, lớn tuổi, ít có thói quen ghi chép sổ sách kế toán và ngại tiếp cận thủ tục hành chính, nhất là thủ tục trực tuyến. Đa số hộ kinh doanh này muốn chuyển đổi, nhưng họ còn hạn chế về kiến thức, kỹ năng và tâm lý e dè.
Kết quả khảo sát của Viện Nghiên cứu Kinh tế và Xã hội (Đại học Sài Gòn) cho thấy hộ, cá nhân kinh doanh có tâm lý ngại thay đổi, lo chi phí và thủ tục phức tạp, thiếu kỹ năng quản trị - kế toán, hạn chế về vốn và thị trường, cùng việc tiếp cận thông tin hỗ trợ còn hạn chế. Còn theo khảo sát của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa TP Hà Nội, hơn 65% hộ kinh doanh phi chính thức thừa nhận "không đủ người hoặc hiểu biết để kê khai đúng". 90% hộ đã lên doanh nghiệp nói "sợ sai quy định về thuế" là rào cản lớn nhất.
Ông Nguyễn Quang Huy, CEO Khoa Tài chính Ngân hàng (Đại học Nguyễn Trãi), cho rằng việc chuyển đổi lần này đặt lên vai các hộ kinh doanh nhỏ lẻ "một áp lực không nhỏ". Từ chỗ quen vận hành theo kinh nghiệm, thói quen truyền thống và tính linh hoạt cao, họ sẽ phải bước sang giai đoạn mới với yêu cầu ghi chép, quản lý doanh thu, xuất hóa đơn, sử dụng phần mềm và tuân thủ chuẩn mực nguồn hàng.
Theo chuyên gia này, yếu tố quyết định đến sự thành công của toàn bộ quá trình chuyển đổi chính là chuẩn bị cho hộ kinh doanh, bảo đảm sự nhân văn, hài hòa và đồng hành. Theo đó, các hộ cần được trang bị kiến thức, hỗ trợ công cụ phần mềm quản lý - kế toán - khai thuế, ưu tiên những giải pháp đơn giản, thân thiện, chi phí thấp.
"Điều này giúp giảm bớt gánh nặng tuân thủ và xóa bỏ cảm giác "ngại công nghệ" hay "sợ thủ tục", giúp hộ kinh doanh tự tin chuyển đổi", ông nói.
Ngoài ra, ông cho rằng cơ quan quản lý cần kết nối mạng lưới kinh doanh và chuỗi cung ứng chính thống cho các hộ kinh doanh. Khi được tiếp cận nguồn hàng chuẩn hóa, giá tốt, có chứng từ, hộ kinh doanh có thể vận hành ổn định, bền vững hơn. Các hiệp hội ngành hàng, địa phương và doanh nghiệp lớn cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ sinh thái hỗ trợ cộng đồng hộ kinh doanh.
Thi Hà - Phương Dung
